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CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS

 

El pasado 24 de junio del año 2020 se publicó en el Diario Oficial del Gobierno del Estado el Decreto 248/2020 que emite la Ley de Archivos para el Estado de Yucatán, la cual entró en vigor a los 180 días naturales siguientes a su publicación, es decir para el mes de diciembre del año 2020.

 

La Ley de Archivos para el Estado de Yucatán tiene como objeto: establecer los principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, Ayuntamiento, dependencias de la administración pública centralizada y descentralizada estatales y municipales, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, organismos autónomos, sindicatos, así como de cualquier persona física o moral que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad en el Estado y los municipios; es decir que todos los Archivos estén organizados y administrados de la misma manera. Asimismo, la Ley tiene como objeto determinar las bases para la organización y funcionamiento del Sistema Estatal de Archivos, y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica del Estado. 

 

La Ley Estatal de Archivos para el Estado de Yucatán, se vincula con la transparencia, el acceso a la información, a la rendición de cuentas y con la obligación de los Sujetos Obligados de documentar todos los actos administrativos que se deriven de sus funciones y, que una vez documentados se organicen de la misma manera.

 

De conformidad con lo establecido en el Transitorio Quinto de la Ley de Archivos para el Estado de Yucatán, el día 30 de junio del año 2021, se llevó a cabo la Sesión de Instalación y Primera Sesión Ordinaria del Consejo Estatal de Archivos.

 

¿Qué es el Consejo Estatal de Archivos? 

De acuerdo con el artículo 86 de la Ley de Archivos para el Estado de Yucatán, es el órgano encargado de coordinar el Sistema Estatal de Archivos, encargado de difundir y vigilar que se lleven a cabo las determinaciones que emita el Consejo Nacional de Archivos, así como ser el responsable de implementar políticas públicas a fin de crear una Cultura Archivística y una adecuada organización y protección de los acervos documentales del estado de Yucatán.

 

¿Quiénes forman parte del Consejo Estatal de Archivos? 

El artículo 88 de la Ley de Archivos para el Estado de Yucatán señala que el Consejo estará integrado por las siguientes personas:

- Titular de la Secretaría General de Gobierno, quien fungirá como Presidente; (Podrá ser representada por algún servidor público que tenga nivel jerárquico de por lo menos, Director de área o su equivalente)

- Director del AGEY, quien fungirá como Secretario Técnico;

- Titular de la Secretaría de la Contraloría General de Gobierno; (Podrá ser representada por algún servidor público que tenga nivel jerárquico de por lo menos, Director de área o su equivalente) 

- Un representante del Poder Legislativo, de preferencia integrante de la Comisión Permanente de Vigilancia de la Cuenta Pública, Transparencia y Anticorrupción;

- Titular de la Secretaría de Administración y Finanzas; (Podrá ser representada por algún servidor público que tenga nivel jerárquico de por lo menos, Director de área o su equivalente).

- Representante de los Ayuntamientos que cuenten con un Archivo Municipal;

- Representante del Poder Judicial;

- Comisionado del Instituto Estatal de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales (INAIP);

- Representante de los archivos de las Universidades a propuesta del presidente del Consejo;

- Representante de cada uno de los organismos públicos autónomos: Comisión de Derechos Humanos del Estado de Yucatán (CODHEY), Tribunal Electoral del Estado de Yucatán, Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Yucatán y de la Fiscalía Especializada en el Combate a la Corrupción.

- Titular de la Auditoria Superior del Estado de Yucatán (ASEY); (Podrá ser representado por algún servidor público que tenga nivel jerárquico de por lo menos, Director de área o su equivalente).

- Un representante de los archivos privados, a propuesta del Consejo; 

- Un representante del Consejo Técnico Especializado del Archivo General del Estado, y

- Los demás a propuesta del Presidente o de los integrantes del Consejo Estatal que se aprueben en sesión.

 

¿Cuáles son las atribuciones del Consejo Estatal de Archivos? 

El artículo 87 de la Ley de Archivos para el Estado de Yucatán señala las atribuciones siguientes:

I. Implementar las políticas, programas, lineamientos y directrices que establezca el Consejo Nacional de Archivos para la organización y administración de los archivos y publicarlos en diario oficial del gobierno del estado.

II. Aprobar criterios para homologar la organización y conservación de los archivos de los sujetos obligados del Estado de Yucatán.

III. Promover acciones de difusión, divulgación y promoción sobre la importancia de los archivos como fuente de información esencial y como parte de la memoria colectiva del estado y los municipios.

IV. En el marco del Consejo Nacional de Archivos, proponer las disposiciones que regulen la creación y uso de sistemas automatizados, para la gestión documental y administración de archivos para los sujetos obligados del ámbito local, que contribuyan a la organización y conservación homogénea de sus archivos.

V. Fomentar la generación, uso y distribución de datos en formatos abiertos.

VI. Vigilar el correcto funcionamiento de los Archivos del Estado de Yucatán.

VII. Promover la interpelación de los archivos públicos y privados para el intercambio en interacción de los archivos del estado.

VIII. Celebrar convenios con instituciones especializadas en archivística para establecer programas de capacitación para el personal de los archivos del estado.

IX. Fomentar el desarrollo y modernización de los archivos de los Sujetos Obligados.

X. Propiciar el uso y desarrollo de tecnologías de la información para la sistematización y automatización de los archivos del estado. 

XI. Propiciar el uso de tecnologías para la preservación digital de los archivos del estado de Yucatán.

XII. Elaborar los criterios para la preservación digital de los acervos de los archivos históricos.

XIII. Celebrar convenios de colaboración entre los archivos estatales.

XIV. Establecer un Registro Estatal de Archivos del estado de Yucatán, así como del Patrimonio Documental de la entidad.

XV. Fomentar y difundir la investigación histórica, así como el valor patrimonial y cultural de los acervos documentales de los archivos históricos.

XVI. Fomentar una cultura archivística en la entidad.

XVII. Aprobar los criterios para homologar la organización y conservación de los archivos en el Estado.

XVIII. Proponer las disposiciones que regulen la creación y uso de sistemas automatizados, para la gestión documental y administración de archivos para los Sujetos Obligados en el ámbito local, que contribuyan a la organización y conservación homogénea de sus archivos.

XIX. Establecer mecanismos de coordinación con los Sujetos Obligados de los municipios.

XX. Operar como mecanismos de enlace y coordinación con el Consejo Nacional.

XXI. Autorizar la salida del territorio estatal de documentos declarados Patrimonio Documental del Estado, así como de documentos originales relacionados con la historia de México.

XXII. Las demás establecidas en esta Ley. 

 

¿Cuándo sesiona el Consejo Estatal de Archivos? 

Sesiona de manera Ordinaria dos veces al año y de manera Extraordinaria cuando el Presidente del Consejo estime que existe un asunto de relevancia para tratar. 

La 1ª Sesión Ordinaria y de Instalación se llevó a cabo mediante plataforma zoom el día 30 de Junio del año 2021 a las 10:00 hrs, de acuerdo con la carpeta de trabajo que se adjunta: ver 

De la 1ª Sesión Ordinaria y de Instalación se levantó el acta correspondiente, misma que se adjunta: ver

 

La 2ª Sesión Ordinaria se llevó a cabo mediante plataforma zoom el día 7 de Diciembre del año 2021 a las 10:00 hrs, de acuerdo con la carpeta de trabajo que se adjunta: ver

De la 2ª Sesión Ordinaria se levantó el acta correspondiente, misma que se adjunta: ver 

 

La 3ª Sesión Ordinaria se llevó a cabo mediante plataforma zoom el día 17 de Noviembre del año 2022 a las 10:00 hrs, de acuerdo con la carpeta de trabajo que se adjunta: ver

De la 3ª Sesión Ordinaria se levantó el acta correspondiente, misma que se adjunta: ver 

 

 La 4ª Sesión Ordinaria se llevó a cabo mediante plataforma zoom el día 22 de Diciembre del año 2022 a las 10:00 hrs, de acuerdo con la carpeta de trabajo que se adjunta: ver

De la 4ª Sesión Ordinaria se levantó el acta correspondiente, misma que se adjunta: ver 

 

La 5ª Sesión Ordinaria se llevó a cabo mediante plataforma zoom el día 6 de Abril del año 2023 a las 10:00 hrs, de acuerdo con la carpeta de trabajo que se adjunta: ver

De la 5ª Sesión Ordinaria se levantó el acta correspondiente, misma que se adjunta: ver 

 

No hay que olvidar que los Archivos son fuentes fiables de información y tienen un papel esencial en el desarrollo de la sociedad, ya que a través de ellos se contribuye a salvaguardar la memoria individual y colectiva. Sin Archivos no hay transparencia, acceso a la información ni rendición de cuentas.